Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit comment RG Technologies Inc. (« nous », « notre » ou « l'Entreprise »), exploitant de la plateforme Condosuite (le « Service »), collecte, utilise, conserve et protège les renseignements personnels des utilisateurs du Service.

Cette Politique s'applique à toute personne qui utilise Condosuite, incluant les membres de conseils d'administration de copropriété, les gestionnaires et le personnel administratif des syndicats de copropriété (collectivement, les « Utilisateurs »).

En utilisant le Service, vous consentez aux pratiques décrites dans la présente Politique.

2. Définitions

• Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier.
• Utilisateur : toute personne physique qui accède au Service, incluant les administrateurs de copropriété, gestionnaires ou employés autorisés d'un syndicat client.
• Syndicat / Copropriété : l'entité cliente (le syndicat de copropriété) pour le compte de laquelle le Service est utilisé.
• Sous-traitant : tout tiers auquel nous confions le traitement de renseignements personnels pour notre compte.

3. Renseignements que nous collectons

Nous collectons les catégories de renseignements suivantes :

a) Renseignements d'identité et de contact Nom, adresse courriel, numéro de téléphone, fonction au sein du syndicat (administrateur, gestionnaire, etc.), adresse de l'unité de copropriété le cas échéant.

b) Renseignements financiers Renseignements nécessaires au traitement des cotisations de copropriété et des prélèvements préautorisés (PAD), incluant les renseignements bancaires transmis à nos processeurs de paiement, ainsi que l'historique des transactions effectuées via le Service.

c) Renseignements d'utilisation et de connexion Journaux de connexion, adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, horodatages, et autres données techniques générées par l'utilisation du Service.

Nous ne collectons pas de renseignements sensibles au-delà de ce qui précède (ex. renseignements de santé, antécédents judiciaires).

4. Finalités de la collecte

Nous utilisons les renseignements collectés pour :

• fournir, exploiter et maintenir le Service (gestion des comptes, comptabilité, communications);
• traiter les cotisations, prélèvements préautorisés et paiements aux fournisseurs;
• authentifier les Utilisateurs et sécuriser l'accès au Service;
• répondre aux demandes de support;
• respecter nos obligations légales et réglementaires;
• améliorer le Service et détecter les incidents de sécurité.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels des Utilisateurs et ne les utilisons pas à des fins publicitaires tierces.

5. Consentement

En créant un compte ou en utilisant le Service, l'Utilisateur consent à la collecte et à l'utilisation de ses renseignements personnels aux fins décrites dans la présente Politique. L'Utilisateur peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des limites imposées par la nature du Service (par exemple, certains renseignements financiers doivent être conservés pour des motifs légaux ou comptables).

6. Partage avec des tiers

Nous partageons certains renseignements avec des sous-traitants de confiance, uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service :

• Fournisseurs d'infrastructure infonuagique (hébergement des données);
• Processeurs de paiement pour le traitement des prélèvements préautorisés et des paiements aux fournisseurs.

Ces sous-traitants sont liés par des ententes contractuelles exigeant un niveau de protection des renseignements personnels équivalent à celui prévu par la présente Politique et par la loi applicable. Nous ne partageons pas les renseignements personnels à d'autres fins sans le consentement de l'Utilisateur, sauf si la loi l'exige.

7. Hébergement et localisation des données

Les données du Service sont hébergées sur l'infrastructure infonuagique d'Amazon Web Services (AWS), dans la région Canada (Montréal). Dans la mesure où certains sous-traitants de paiement pourraient traiter des renseignements à l'extérieur du Québec, nous nous assurons, conformément à la Loi 25, qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée et qu'un niveau de protection adéquat est maintenu avant tout transfert hors Québec.

8. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique, ou selon les exigences légales applicables (notamment en matière comptable et fiscale). Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits, anonymisés ou dépersonnalisés de façon sécuritaire.

9. Sécurité des renseignements

Nous mettons en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, notamment : chiffrement des données, contrôle d'accès basé sur les rôles, et surveillance des accès.

Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à maintenir des pratiques conformes aux standards de l'industrie.

10. Droits des Utilisateurs

Conformément à la Loi 25, tout Utilisateur a le droit de :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à son sujet;
• faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer son consentement à la collecte ou à l'utilisation de ses renseignements, sous réserve des limites légales;
• demander la cessation de la diffusion de renseignements personnels ou la désindexation d'un hyperlien y donnant accès, lorsque applicable;
• obtenir, dans certains cas, la portabilité de ses renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer ces droits, l'Utilisateur peut communiquer avec nous à l'adresse indiquée à la section 13.

11. Cookies et technologies de suivi

Le Service peut utiliser des témoins (cookies) et technologies similaires afin d'assurer son bon fonctionnement (authentification, préférences) et d'analyser l'utilisation du Service. L'Utilisateur peut configurer son navigateur pour refuser certains témoins, ce qui pourrait limiter certaines fonctionnalités du Service.

12. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, la personne exerçant la plus haute autorité au sein de RG Technologies Inc. assume, par défaut, la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels, laquelle peut être déléguée à une autre personne. Toute question ou plainte relative à la protection des renseignements personnels peut être adressée au responsable via les coordonnées ci-dessous.

13. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous prendrons les mesures nécessaires pour limiter les conséquences de l'incident, en aviserons les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information (CAI), conformément aux exigences de la Loi 25, et tiendrons un registre des incidents survenus.

14. Modifications à la présente Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre. Toute modification importante sera communiquée aux Utilisateurs par le Service ou par courriel. La date de la dernière mise à jour figure au haut du présent document.

15. Coordonnées et plaintes

Pour toute question, demande d'accès, de rectification ou plainte relative à la présente Politique, vous pouvez nous joindre à :

RG Technologies Inc. Courriel : support@condosuite.com

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).